Cómo Llevar la Contabilidad de Mi Negocio (Guía Sencilla)

Si acaba de empezar un negocio en donde el único que realiza todas las tareas es usted y no sabe exactamente cómo llevar la contabilidad de ...

Si acaba de empezar un negocio en donde el único que realiza todas las tareas es usted y no sabe exactamente cómo llevar la contabilidad de su negocio, ya sea porque nunca a estudiado contabilidad o le parecía complicado, pues ha llegado al lugar indicado.

En este nuevo articulo me complace compartirle una sencilla y práctica guía para que lleve de manera eficaz los números de su negocio. Y de esta manera usted pueda medir sus resultados y conocer los beneficios que este le otorga.

negocioRecuerde que llevar un negocio sin contabilidad es cómo pilotear un avión sin un radar donde existe el gran riesgo de colisionar, en el caso de nuestro negocio existe el gran riesgo de quebrar. Sin importar lo grande o pequeño que sea su negocio este es un aspecto muy importante. Sin embargo en este caso, esta guía va mas destinada para el administrador de un pequeño negocio.


Guía práctica y sencilla

Los datos que debemos recopilar para llevar nuestra contabilidad de forma sencilla son los siguientes:

  • Las ventas brutas ( o total de ventas). 
  • Costo de las ventas (precio de compra o elaboración de productos).
  • Devoluciones.
  • Descuentos.
  • Gastos operacionales (ejemplo: transporte, salarios, servicios públicos, etc.)
  • Otros ingresos no derivados de la actividad comercial (ejemplo: interés por ahorro).
  • Otros gastos no previstos.
En una hoja de excel fácilmente podemos llevar un registro diario de cada una de estas transacciones detallando en cada categoría como corresponde, para que al final del mes podamos elaborar lo que se llama un estado de resultados o estado de perdidas y ganancias. Que a grandes rasgos debería realizarse de la siguiente forma:

  • A las ventas brutas se les restan el valor de costo de las ventas, el valor de devoluciones y el de promociones y descuentos para obtener la utilidad bruta.
  • A la utilidad bruta se le restan los gastos operacionales para obtener la utilidad operacional.
  • A esta utilidad se le suman otros ingresos no derivados de la actividad comercial y se le restan otros gastos no previstos o relacionados con la actividad, obteniendo la utilidad antes de impuestos.
  • Finalmente se descuenta el monto destinado al pago de impuestos y se obtiene la utilidad del ejercicio comercial.

Ejemplo práctico de un balance de resultados


Ventas brutas del mes de diciembre >> $15.000
Costo de ventas                             >> -$6.000
Devoluciones                                 >> -$500
Descuentos                                    >> -$500

UTILIDAD BRUTA                           >> $8.000
Costos operacionales                      >> -$3.000

UTILIDAD OPERACIONAL                >> $5.000
Otros ingresos                                >> $200
Otros gastos                                   >> -$100

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS      >> $5.100
Pago de impuestos 25%                    >> -$1.275

UTILIDAD DEL EJERCICIO                 >> $3.825


¿Para que nos sirve todo esto?

Como lo dijimos al inicio llevar un negocio sin contabilidad es como andar a ciegas con el riesgo de tropezar en el camino, ademas, que es una importante herramienta de análisis para el mejoramiento de nuestro negocio y nuestras ganancias

Basado en el ejemplo anterior, imaginemos al dueño de una ferretería quien al analizar los resultados llega a la conclusión de que sus ventas van bien, pues sus ventas brutas fueron nada mas que de $15.000 dolares, sin embargo, al observar la utilidad total después de impuestos considera que es baja en comparación al volumen de ventas.

Entonces, gracias a estos datos el dueño de la ferretería puede tomar medidas al respecto con la finalidad de mejorar sus ganancias para el siguiente mes. Y entre esas medidas puede considerar que sus gastos operacionales son muy elevados y que se podrían reducir de alguna forma. 
Observa que los envíos a domicilio que realiza hasta el momento corrían por cuenta del negocio, tomando la decisión de cobrar un pequeño importe y compartir el gasto con el cliente, reduciendo de esta forma sus gastos operacionales; en fin esto es para lo que nos sirve un balance de resultados.

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